多任务交叉

多任务交叉是联合国工作的常态，所以很考验安排和规划的能力。

联合国总部会给各个机构下达总体指导文件，具体的细则可在实际操作中完善，所以工作安排必须严格遵循联合国的项目时间表。作为实习生，我需要遵照官员的具体要求，在规定时间内完成任务，有不确定的事项及时向项目助理请教。项目事务署是一个负责统筹规划的组织，承接的活动多种多样，而且时间线都会有交叉，呈现多线并行的状态。2023年初，项目事务署就整理了年度会议安排和工作计划，实习生需要通过这样的文件把握本机构的工作安排，并且在任务下达时准确归类。比如，第一季度落地的供应商方面项目是“供应商能力培训项目”，这个项目贯穿了整个第一季度，从1月到4月都有不同的安排。但是与此同时进行的还有国际组织间会议“联合国/国际组织紧急响应工作研讨会”和“供应商能力评估项目”的实施，所以在工作中，需要明确工作的“主旋律”，分清长期和短期。在收到任务文件时对照项目时间线，将文件归类进相应的项目文件夹里，并及时完成任务。

项目事务署有时候会一次性下达多个任务。比如在承办会议期间，可能会同时收到三个任务：新闻稿撰写、嘉宾发言稿翻译、会议时间线整理。在实习的初期，同时收到多个任务时我难免会有些手忙脚乱，因为这样的工作不是一个人面对着电脑就能够完成的，需要与嘉宾和公众号负责人对接，多次提交并接受反馈，确定具体的格式和细节。随着实习经验的积累，小组的搭档们逐渐探索出了高效的工作模式：首先进行会议进程时间整理，理清每一个嘉宾和专家小组讨论的内容；其次翻译嘉宾发言稿，把初稿在小组内按照会议议程进行初步核对，接着交给项目官员修改反馈，收到修改建议后联络发言嘉宾询问具体细节；最后依据发言稿重点内容进行浓缩提炼，写出新闻稿。在整个过程中需要一直保持清醒的头脑和明确的思路，厘清每个稿件之间的区别与联系，而且要兼顾工作和反馈两个部分，同时考虑到反馈的时间差。

此外，细节处理能力也是项目事务署非常看重的。比如在修改有关可持续采购研讨会的会议议程时，嘉宾信息和讨论方向随时在发生变动，会议议程每天都可能调整。虽然工作量不大，但是非常需要耐心，而且因为会议议程是全面对外的，所以格式问题和具体职位表述也至关重要。此类会议一般议程包括三块：参会人员介绍、会议主题概述和具体会议时间安排。在检查更新会议议程时，我把重点放在每一个空格、每一个数字上，把会议时间设计精确到每一分钟，把每一个单词翻译得尽量准确，只要有不确定的地方，就立刻询问项目官员和参会嘉宾。经过近一个月的打磨、50余次的修改之后，最终呈现出了完美的多语言版本会议议程。

责任编辑：朴添勤