基于Word 模板的Excel 通用报表插件设计与实现
作者： 张春雷
摘要：将Excel 中的数据以特定格式导出到Word 文档中通常需要烦琐的操作，存在效率低下和易出错的问题。文章提出了一种解决方案，通过在Excel 中处理数据，同时使用Word 模板进行报表格式设计，实现了对数据处理和报表生成的高效衔接。首先，用户可以利用Word 软件创建报表模板，定义报表格式和静态信息，并在需要插入数据的位置插入标签。然后，用户上传模板至插件，可以随时对模板进行修改和管理。最后，用户可以打开Excel 文档，通过插件选择合适的Word模板，将数据自动填充至Word 文档，生成格式化的报表。
关键词：Word；模板；Excel；报表；插件
中图分类号：TP317 文献标识码：A
文章编号：1009-3044（2023）27-0049-03
0 引言
作为信息化系统的重要组成部分，数据收集、数据处理和格式输出是企事业单位日常办公管理中的三个重要环节[1]。其中，数据收集，近几年已经发展出了非常成熟的市场产品，如：问卷星、腾讯文档、金山文档等，但数据处理和格式输出一般分别用Excel和Word进行处理。Excel作为进行数据处理的主流的办公软件，很多情况下，都可以作为一个小型数据库，存储各种原始数据，并能够进行汇总、计算、筛选等数据处理；若要对这些数据进行排版和打印，通常需要用Word文档以特定的组织形式来完成[2]。如何将二者进行无缝衔接，更高效地对数据进行处理和展示，相关研究较少，更没有成熟的产品。
本文以日常办公使用最多的Office办公软件为基础进行二次开发，提出了一种以Word模板为格式输出报表，以Excel为数据处理和存储工具，设计了一种Excel通用报表打印插件，降低了报表设计的难度，使得报表设计工作可以由程序开发人员交给软件使用人员，降低了报表设计门槛，减轻了程序设计人员的工作量。
1 基本思想
1.1 利用Excel 进行数据处理
因近几年在线数据采集的互联网产品的成熟，我们可能会经常使用在线表格收集数据，或通过各种业务系统导出数据，这些数据往往是以Excel的形式存在的。为了更好地使用这些数据，可能会需要将这些数据以各种不同的排版格式打印出来。如果仅仅依靠粘贴、拷贝，一是工作量大，二是也容易出错；如果开发相应的报表系统，又会因为报表格式没有统一的样式，开发工作量同样也巨大。因此，在完成了原始数据的采集、汇总的第一步后，通常还需要将其按照特定要求，转为符合指定格式要求的文档，方便归档和打印。
1.2 利用Word 模板进行报表设计
常用报表开发设计工具把报表在形式上分解成四个部分：标题区、表头区、表体区和表尾区，然后对每个部分采用逐个定义的方法，操作烦琐、专业性强，难以满足用户定制报表格式及临时报表生成的要求[3]。
根据报表内容是否变化，本文将报表设计分解为两部分，一是报表格式的设计，这一部分主要包括标题、页眉、页脚、表头等在不同场景下不会变化的元素，主要依靠Word功能实现；另一部分是报表数据，这一部分主要包括动态变化的数据、汇总信息等，在设计好的报表中，在报表中需要输出数据的位置插入书签，如图1 所示，书签名对应Excel 表格中列的标题名。
1.3 Word 的邮件合并功能
利用Excel文档进行数据处理，Word文档进行报表格式的设计后，可以使用Microsoft Word的“邮件合并”功能，实现将Excel 的表格数据批量地转换为Word报表[4]。Excel表的一行对应一个报表，Excel表所有记录对应整份报表。
1.4 Word 与Excel 的结合实现邮件合并
某学院要为某专业的毕业生进行毕业论文答辩，需要打印答辩成绩表，从“大学生毕业设计（论文）管理系统”中导出学生信息如下，包括题目、学生姓名、学号、班级、指导教师、职称等字段信息，文件格式是Excel文件，如图2所示。
1）开始邮件合并
打开Word模板，选择【邮件】→【开始邮件合并】→【信函】按钮，如图3所示。
2）选择数据源
用鼠标单击下拉列表【选择收件人】，然后选择【使用现有列表】菜单项。在“选择数据源”窗口中，找到存储“图2数据”的Excel文件，确认；然后在图4所示的界面中选择“答辩成绩表”工作表，单击【确定】按钮。
3）插入合并域
将光标置于插入点处，单击工具栏菜单的【插入合并域】，从弹出的列表中选择相对应的字段插入，对每一插入点，都需要重复执行这一操作，如图5所示。
4）生成合并文档
用鼠标单击【邮件】→【完成并合并】→【编辑单个文档】→【全部】→【确定】按钮，便可将Excel表格数据转换成Word模板样式的本次参加答辩学生的预填写完相关内容的答辩成绩表。
2 Excel 报表插件的开发
从前面的介绍可以看出，虽然Word 的“邮件合并”功能强大，但操作步骤烦琐，对使用人员要求较高，不易掌握，本文利用Visual Studio 2022对Excel进行二次开发，将Word的“邮件合并”功能集成进Excel插件，简化了使用“邮件合并”的步骤，降低了使用门槛，并且插件还具有Word模板的集中管理和分发的功能，将Word模板的制作和插件的使用分开，进一步降低了最终插件使用人员的技术要求。
2.1 开发环境
VSTO（Visual Studio Tools for Office）是VBA的替代，使得开发Office应用程序更加简单[5]，是微软推出的.NET环境下Office应用程序开发包[6]。VSTO还提供了增强的Office对象，可以用它们来编程。可以利用VSTO增强Excel的功能，如添加.NET控件，然后把数据直接绑定到控件上。
2.2 界面扩展
利用VSTO可以很容易地扩展Excel的功能，实现将Excel数据填充到Word报表模板中的功能，界面如图6所示。
2.3 利用VSTO 实现Excel 插件开发
打开Visual Studio 2022，选择【新建】→【项目】，弹出如下的“创建新项目”界面，在右侧选择“Excel VS⁃TO外接程序”，点击【下一步】，即可创建一个新的VS⁃TO项目。
在新创建的VSTO项目中可以创建新的Exce“l 功能区”以实现Excel功能的拓展，“图6 Excel功能扩展界面”中【输出到Word】功能按钮就是利用Word对象的MailMerge对象，程序化地实现Word的邮件合并功能，其逻辑流程如图7所示。
在图6中点击【Word报表】右下角扩展按钮，可以弹出如图8所示界面的对话框，该对话框可实现对Word报表模板的上传、下载管理等管理功能。
3 总结
借助VSTO平台所提供的功能，定制和扩展了Ex⁃cel应用程序的功能，实现了以下3个方面的功能。
1）报表模板设计利用WPS或Word等办公软件，根据具体的业务需求定制报表模板，设置报表静态格式信息，然后，在适当的位置插入标签标记，编辑其属性。
2）上传模板用户将制作好的报表Word模板利用Excel插件上传到数据库中，可以对上传的模板进行替换、删除等操作。
3）生成Word报表打开整理好的Excel数据，利用插件扩展程序，根据选定的Word 模板，生成下载填充完数据的Word文件。
参考文献：
[1] 易万程.基于可视化的Word办公报表的设计[J].湖南农机
（学术版），2009（6）：55-57，66.
[2] 高炽扬，王健，崔宁宁.基于Python的Excel文档批量转换生
成自定义形式Word文档工具的实现和应用[J].数字通信世
界，2021（11）：188-190，227.
[3] 余建军，黄云龙.基于Word模板的报表控件的设计[J].计算
机与现代化，2004（9）：117-120.
[4] 晁素红，李进旭.两种带照片的“邮件合并”[J].能源与环保，
2017，39（12）：232-237.
[5] 丁海兰，祁坤钰.基于Word VBA 的藏文排版规范及技术实
现[J].西北民族大学学报（自然科学版），2015，36（4）：37-41.
[6] 朱强卫.Excel功能扩展方法研究[J].信息系统工程，2017（12）：
153-156.
【通联编辑：谢媛媛】