浅谈高职院校档案管理软件的选择

摘 要：本文分析了档案管理软件在档案管理工作中的优势，针对如何选择适合高职院校档案管理工作的档案管理软件提出了若干建议。

关键词：档案管理； 软件

中图分类号：G717 文献标识码：A 文章编号：1006-3315（2015）05-143-001

随着经济的发展和信息技术的不断普及，档案管理工作已逐步由原来的手工操作转向数字化、网络化。早在2002年，国家档案局就印发了《全国档案信息化建设实施纲要》，《纲要》要求各单位应充分应用计算机技术，加强电子文档的归档管理，同时进一步提高档案管理软件的技术和应用水平。“工欲善其事，必先利其器”，选择一款优秀的档案管理软件，往往会使档案管理工作事半功倍。

一、档案管理软件的优势

笔者所在单位是一所有近万人在校生的职业院校，每天来自各方面的电子文件档案异常纷杂，由于各种原因，专门从事档案管理工作的只有笔者一人，因此，采用传统的档案管理方式显然会力不从心。档案管理软件管理电子文件智能、便捷，工作效率大大提高，工作质量也大于从前；基于档案信息的保密性特点，多数档案管理软件可以设置访问级别，并可设置密码，对文件安全形成了坚固的保护屏障；一款好的档案管理软件还有对电子文件的整合整理功能，形成较为系统的资料，可作为职业院校中教育教学工作的有力支撑。

二、选择档案管理软件的若干建议

目前，可供选择的档案管理软件较多，笔者在百度搜索“档案管理软件”关键词，搜索结果超过1000万条，如何从纷繁复杂的软件中选出适合职业院校档案管理工作的软件？笔者根据自己的工作经验给出以下建议。

三、功能符合高职院校档案管理需要

根据国家档案局2001年印发的《档案管理软件功能要求暂行规定》，档案管理软件应具备的基本功能包括：

①数据管理。软件应能支持数据库的建立、修改、删除；电子文件的录入存储、修改和删除。在电子文件录入时，扫描、键盘输入、网内直接接收均应支持。

②整理编目。软件应支持电子文件的分类、排序、统计、输出等整理功能。

③检索查询。检索查询是档案管理工作的重要内容之一，也是档案管理软件要具备的基本功能，选择软件时要注意该软件是否支持多种途径的检索查询。

④安全保密。为确保档案数据安全，软件应具备系统访问限制、用户访问级别设置、密码设置等功能。

⑤系统维护。数据的备份恢复对于档案管理的重要性不言而喻，也是档案管理软件的必备功能。

另外，在功能上还应考虑满足高职院校档案管理需要。在电子文件形式上，应满足图、文、声、像等多种文件形式的存储。如文字文件，应允许word、pdf、txt等格式上传，图片文件，应允许gif、jpeg、tiff等主流格式上传，等等。软件应具备文件的批量管理功能，如批量存储、批量输出等。

四、操作简单便捷

目前我国职业院校中档案管理人员多数学历不高，计算机专业教育背景的较少，缺乏专业的档案管理培训，因此，档案管理软件在操作上的简单便捷就成为选择时的重要考虑因素之一。软件的人机交互界面应简单友好，基本功能设置应能一目了然的找到。说明书中对软件功能应有详细介绍，对于常见问题也应有相应解决办法。

1.兼容性好

衡量软件的一个重要指标是其兼容性。档案管理软件要适应目前市场上的常见操作系统平台及各版本，应能与办公自动化系统配合良好，方便转换，适应多种文件格式的输入，可以较为方便地与其他软件进行数据共享。

2.安全稳定

如果软件对计算机的配置要求过高，运行时容易出现死机或运行缓慢等情况，或者多人同时访问软件，运行速度明显变慢，影响使用，该软件显然不应纳入选购时的考虑范围。在软件实际运行过程中，软件应该能够较少受到来自各方干扰，保证正常运行，保持数据的有效管理。单位可以在购买前试用其试用版本进行稳定性评估，作为是否购买使用的依据。

3.售后服务好，性价比高

选择档案管理软件时，可多方咨询同类单位档案管理部门人员进行了解，参考他们对选购软件的建议，也可参考政府管理部门推荐的档案管理软件，还要关注软件销售厂商的资质、信誉等，要求对方有良好的售后服务。在能满足自身开展档案信息化建设工作的基础上，尽量选择性价比较高的档案管理软件。

参考文献：

[1]刘春波，闫霜.浅谈如何选择档案管理软件[J]黑龙江档案，2010.1

[2]彭柳.高校档案管理使用软件的问题及对策——以PDE数字档案管理软件为例[J]价值工程，2014.32