高校二级学院办公室人员素质探讨

摘 要：高校二级学院办公室是学院工作顺利开展和进行的重要保障，办公室既是上级领导的得力助手，又是全院师生的服务机构，在学校的整个运作中占据着关键的地位。提高二级学院办公室人员的素质和效率有着重要的作用和意义。本文首先明确了高校二级学院办公室人员的基本职责，进一步阐述了对办公室人员的素质要求，最后重点提出了提升办公室人员素质的途径和方法。

关键词：二级学院； 办公室； 人员素质

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1006-3315（2014）08-143-001

随着教育改革和科教兴国的深入进行，高校的发展模式也正在经历着翻天覆地的变化。二级学院的办公室作为高校不可缺失的管理机构和综合性服务的部门，肩负着重要的职责，它是对外展示校园风采的窗口和对内提供服务的平台，是“上传下达”的联络枢纽，承担着协调沟通的责任，因此就对办公室人员的素质提出了更高的要求。本文总结了高校二级学院办公室人员的职责和素质要求，并对提升人员素质提出了指导性建议。

一、高校二级学院办公室人员的职责

1.辅助与协调的职责

办公室工作主要以“辅助”为核心，以“协调”为职能。首先，辅助性决定了办公室工作人员要理解领导的意图，尊重并且服从工作上的安排，辅助工作包括对各种资料信息的收集、分析，为领导的决策提供一定的参考。但是，辅助性的工作也需要一定的创造性和主动性，这样才能体现出办公室工作的价值。其次，协调性包括整个学校各个职能部门之间的关系，领导与领导之间、领导与教师之间的关系，以及教师与学生之间的关系，工作人员要有较强的沟通能力，只有真正的协调好各种职能关系，才能及时的发现问题、解决问题，提高教学的质量。

2.服务与传达的职责

二级学院办公室工作的本质是“服务”，统筹管理学校教学、人事、党务、科研、行政等各项工作，需要极大的耐心和细心，办公室工作人员要明确自己的职责，将各项工作统筹起来。同时，二级学院办公室又是信息的转化地，起着上传下达的作用，因此说办公室是展现高校素质的另一扇窗口和服务的一个综合平台，基于这种工作的特殊性，办公室人员必须要具有良好的精神风貌，这样才能在传达和服务的过程中，展现高校的风采。

二、高校二级学院办公室人员素质要求

1.良好的政治素质

良好的政治素质是首要和必须的条件。政治素质能够保证工作人员在工作中不犯政治错误。第一，要有坚定的政治立场，认真学习党的理论知识，贯彻执行好上级党组织的各项决定。第二，培养高度的责任心和服务意识。办公室工作人员处于重要的地位，责任心是完成各项工作的保障，服务意识是做好工作的必要条件。

2.深厚的文化修养

办公室人员面对的人、事较多而且较杂，在处理事件上需要一定的知识内涵，因此，办公室人员一定要具备较高的文化修养。文化修养主要体现在等人接物和工作过程中。在与人的沟通中，对人要诚恳谦虚、大方热情，较好的文字表达能力和语言能力是必要的；在工作过程中，要坚持“服务”的宗旨，通过认真负责的态度展现出独特的人格魅力，从而增加工作的主动性和积极性。

3.精通的业务能力

业务能力主要包括辅助能力、沟通能力、协调能力、开拓创新的能力，这是由办公室工作的职责所决定的。要坚决落实领导的方针政策，并且能够按照要求提出可行性的方案，沟通的过程中要把握其中的厉害关系，以高校的利益为主，营造良好的工作环境和氛围。除此之外，现代化的办公主要以网络和计算机为主，因此业务能力还要求工作人员熟练的掌握办公设备和一定的计算机技能。

三、高校二级学院办公室人员素质培养

1.明确服务定位，转化员工思想

长期以来，工作人员在对办公室的职责和任务上存在一定的偏见和轻视，只将办公室工作看成了平常的事务性工作，二级学院有必要明确办公室工作人员的职责，进一步强化服务的意识，从根本上转化员工对于办公室工作的看法，真正的让员工明白其重要的作用和意义。

2.完善管理制度，实行激励措施

制度化的管理能够避免很多不必要的问题，结合学院的特点和工作人员的实际情况，制定一套完整的管理制度，例如资料整理原则、内部管理体系、财务管理制度等，通过制度化的管理，使工作人员有法可依，能够加强单位的凝聚力。激励措施能够对员工起到一个引导作用，树立榜样的形象，从而使每一个员工主动地争先争优，凸显出办公室团结向上、奋斗努力的氛围。

3.定期举行讲座，提升工作效率

现代社会已经进入了信息时代，知识更新的速度远远超出了我们的想象，因此办公室人员的知识体系和认知能力也有必要进行更新。通过定期举行的知识讲座，提高员工的业务能力和工作水平，不定期的送员工参加培训，包括服务能力培训、计算机知识的培训等，各种切实有效的方法能够真正的带动办公室工作人员素质的提升，从而能够有效的提高工作的效率。

现代教学管理理念与传统的学校管理发生了本质的变化，而高校二级学院作为重要的管理机构，应该具备与时俱进的能力，在时代的变革中掌握发展的脉搏，改变服务态度，转化正确的服务理念，树立现代管理的意识，重塑自身的品德修行，真正的提高自身的政治素质和文化修养，只有这样，才能保证学校事业健康快速的发展。

参考文献：

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