高校学生档案管理工作问题的探索与对策研究

摘 要:本文通过对高校学生档案管理工作的探索，分析了当前档案管理工作中存在的问题，并针对这些问题进行研究，在研究过程中，阐述了高校学生档案管理的特征和重要性，提出相应对策和措施，进一步提高高校学生档案管理工作效率。

关键词:高校学生档案； 档案管理工作； 对策研究； 高校学生

中图法分类号:G271 文献标识码: A 文章编号：1006-3315（2012）04-142-001

一、引言

高校学生档案记录了学生在校期间的学习信息，包括学习成绩、实践技能、获奖情况等。这是要跟随学生档案进行流动的重要信息[1]，对用人单位、政府部门选拔人才有重要参考价值，因此要保证学生的档案信息真实可靠性。

高等院校是为我国培养专业化高级人才的主要机构，学生接受不同领域、不同形式的教育，对其整体素质起到培养促进的作用[2]。在管理工作中，高校学生档案工作极为重要但往往又被管理者所忽视，它是学校事业发展的一个必不可少的因素。在高校快速发展、大力提高教学质量的形势下，使档案工作更好地为教学、科研和各项管理工作服务，实现档案管理的规范化、科学化是摆在高校档案管理人员面前的一项重要任务。在步入知识经济时代，高等院校学生档案工作出现了不少新情况、新问题，因此，深入探讨高校学生档案管理中需要解决的一些问题，对于准确、完整地提供人才信息、促进大学生就业，甚至于对完善国家人事档案管理都有着不可小觑的现实意义。

1.高校学生档案管理工作的探索

1.1高校学生档案的内容。高校学生档案分为终身档案和临时档案[3]。终身档案是指新生进校时由招办提供的，以及学生毕业时由学校寄发到有关部门的对学生终身有效的档案。临时档案是指学生在校期间临时建立的档案，包括学生各种表现情况的记载。临时档案的部分内容在学生毕业时将装入学生终身档案。学生终身档案和临时档案是两个不同阶段的档案。

1.2高校学生档案管理存在的问题

1.2.1档案管理理念和技术落后。多数高校现行的档案管理模式老套、技术陈旧，管理方式还停留在纸质档案管理层面，随着高校的扩招和社会节奏的加快，高校学生档案呈现出存放时间短、 流动快、投寄单位多等特点，这种落后的管理方式已不能适应快节奏的社会需要，有的高校开始使用计算机辅助管理，但也仅限于学生基本信息及简单检索查询事务，未充分发挥计算机管理效能，未能形成无纸化电子档案。

1.2.2管理制度不完善。高校学生档案管理还没有形成一套科学的管理体系。目前，很多高校学生档案仍然实行粗放式管理，将学生档案分散至各院系保管，到学生毕业时才将学生在校期间的有关档案内容突击收集，整理归档，再由学生就业指导中心寄往用人单位，这样就出现了档案时间填写不统一，归档材料缺乏统一协调、把关不严、档案移交手续不规范、不严密等问题。

1.2.3管理队伍建设薄弱。高校档案管理队伍作为高校学生管理工作的重要组成部分，并未得到应有的加强。从事学生档案管理工作的专职人员很少，兼职人员大多没有经过档案业务培训，缺乏档案管理知识，在很大程度上限制了档案资料的有序建设。

2.高校学生档案工作问题的对策研究

2.1高校学生档案的特征。高校学生档案，是指高校学生在高校学习生活和参加各种活动中形成的记述及反映其独特个人成长经历表现,并以个体为单元按归档制度整理、保管,以备查考的信息载体。其较全面地反映了学生在校期间德、智、体、美等方面的素质状况。

高校学生档案管理具有延续性和独立性的特征。绝大多数的人事档案始于学生阶段，形成于工作期间、学生阶段的材料是人事档案的最初的资料，是学生在学习过程中的归纳记录和陈述。

学生档案又具体分为义务教育阶段、高中阶段、大学阶段及之后的研究生阶段，而大学阶段和研究生阶段的学生档案形成于学生在高校就读期间，是用人单位综合考量人才的最重要资料来源，甚至会影响学生在就业过程中的角色定位及发挥。

2.2高校学生档案的重要性。高校学生档案管理是学校日常事务管理的重要组成部分,也是大学生思想政治、知识技能、行为规范、家庭状况等方面以及参加各种社会实践的真实记录,是大学生由学校走向社会的重要人生履历。

2.3高校学生档案管理工作的对策

2.3.1树立正确的档案管理理念,健全管理机制。高校要认识到学生档案管理工作的重要性,树立和加强档案工作意识,建立健全档案管理各项规章制度。学校要把学校档案管理工作纳入议事日程,把学生档案建设工作当做一项基础的工作常抓不懈,同时组织专业人员管理档案,平常做好档案工作的监督和指导。

2.3.2丰富档案内容。学生档案的归档内容既要包括常规材料，又要包括体现学生个性和综合素质的材料[4],如反映学生特长的作品和创新成果,反映学生道德和诚信水平的材料以及学生参加各种社团活动、社会实践，参加各种科技创新和竞赛的材料。

2.3.3强化广大师生的档案意识。提高对学生档案工作的认识，积极关心支持学生档案工作，就必须在高校有关部门及广大师生员工中大力宣传学生档案以及档案工作的重要性，增强师生的档案意识，宣传归档材料的各种要求及规范归档材料的重要性，形成人人都关心高校学生档案工作的良好局面，只有这样才能为安全保管和有效利用档案创造良好条件，确保学生档案材料归档及时和完整。

三、结束语

高校学生档案管理工作是高校工作的重要组成部分，作为高校档案工作者,有必要对学生档案管理工作进行积极探索，研究工作中存在的问题，并提出相应的对策，争取提高档案的利用率，充分发挥学生档案的重要作用，更好地服务学生的学习和就业。

参考文献：

［1］樊源.浅谈高校学生档案管理工作[J].忻州师范学院学报,2006(4)

［2］赵永峰.浅谈高校学生档案管理[J].湖北成人教育学院学报，2011.(2)