档案信息化外包过程中档案工作人员的地位

摘要：档案信息化是一项艰巨而又复杂的系统工程，档案信息化建设的复杂性和档案管理部门自身技术与人才的局限性，决定了大多数档案部门在信息化建设时进行全部或部分的技术外包。固然，档案信息化外包拥有很多优势，但是很容易会使档案部门面临其中心地位丧失的危险。本文立足于信息化外包的各个阶段，逐一指出档案工作人员的职责，明确了档案工作人员在各个过程中的角色。

关键词：档案信息化；外包；档案工作人员；中心地位

中图分类号：G270.7　文献标识码：A　文章编号：1006-3315(2011)1-169-002

一、档案信息化外包的内涵

外包(Outsourcing)是源于20世纪80年代的美国工业企业的一种创新经营管理方法。它是将一些原本由组织内部人员负责的非核心业务以外加工的方式包给专业的、高效的服务提供商，以充分利用组织外部最优秀的专业化资源，从而降低成本、提高效率、增强自身竞争力的一种管理策略。知识经济时代的企业分工协作已经扩展到企业、行业之间，传统的纵向一体化和内部自给自足的组织模式可以说不灵了。一个组织或机构将其部分业务或机能委托给外部组织的业务外包正成为一种重要的组织方式和竞争手段。

信息技术外包(IT Outsourcing)是业务外包的重要内容，占据业务外包较大比重。对于大多数档案管理部门而言，由于档案信息化的过程涉及大量的技术问题和很多管理问题，单纯依靠他们自身的力量很难进行信息化建设，因此大多数档案部门在进行信息化建设时都或多或少地依靠了外部的技术力量，进行了全部或部分的技术外包。档案信息化外包就是档案管理部门将其信息化过程中非核心、非保密的业务领域交由外部力量负责，以充分利用外部的人力资源、物质资源和其他可用资源，提高效率，降低成本。

二、档案信息化外包的原因和优势分析

(一)档案信息化外包的原因

1.档案部门信息化人才匮乏。由于档案馆普遍存在引进专业人才困难、留住专业人才更难的状况，致使专业人才紧缺。而目前教育体制的缺陷导致知识结构的单一，档案从业者的信息化素养明显偏低，既熟悉档案管理业务，又精通信息技术应用的“双料人才”几乎是凤毛麟角。仅仅依靠现有档案工作人员的水平，不能及时发现、分析、处理信息化建设过程中出现的问题，更别说进行整体的信息化建设了。

2.经费不足。经费问题是档案部门进行信息化时首先要考虑的问题。信息化是一项庞大的工程，如果全部由档案部门自身研发与设计，其经费预算的压力可想而知，但是如果恰当地运用好外包技术就可以使档案信息化建设少走弯路，缩短周期，节约成本。外包厂商往往具有一定的经济规模，以及专业性强和高度效率化的特点，通过他们提供服务，通常可享有较大的优惠，并可节省庞大的人事费用。

3.自行开发的管理系统标准不高。档案信息化建设中一个重要的内容是档案管理应用系统的建设，就是根据档案信息化需要，设计、开发档案信息计算机管理系统的工作，该工作又可以分为两个标准：一个是技术标准，一个是业务标准。对于第一个标准，成本低廉、检索精度高、运行速度快、基于互联网技术的计算机档案管理系统是当前的主流趋势；对于第二个标准，要求作为人类共同记忆和财富的档案信息必须是实现了跨行业、跨地区资源共享的系统，而不是闭门造车、自我满足的系统。这两个标准，都要求应用系统设计者、开发者必须具有前瞻的技术眼光、前沿的技术力量、阔大的视野和严谨的态度。而现实中某些档案机构的自行开发花费巨大不说，还远远达不到以上标准。

(二)档案信息化外包的优势

1.节省投资，降低成本。目前，我国档案信息化正在如火如荼地开展，然而极高的投入让经费紧张的档案管理部门望而却步，随着档案信息化工程的进一步发展，资金有限的问题将有可能成为束缚信息化前进的关键因素之一。倘若我们根据实际情况采用技术外包策略，对有限的资金进行合理重组，将有可能起到事半功倍的效果。

2.充分利用档案部门外的技术资源和人力资源，缩短信息化周期。依靠外包商，采用外包策略，可以大大缩短信息系统开发的周期。这是由于外包商一般都是信息系统技术和服务领域内的专家，他们不但拥有一流的技术装备和高素质的研究开发人员，而且还拥有完善的管理体制，从而在分析、设计、开发、实施、维护等各个阶段都能为客户提供专业化的高质量的服务，他们提供的产品技术含量高、设计规范、稳定性和产品化程度高。

3.档案部门可以集中于核心业务活动，增强核心竞争力。由于业务外包，馆内资源被重新分配，从事核心业务活动的力量得到加强，档案馆核心竞争力得到了增强。

三、档案信息化外包风险的突出表现：中心地位的丧失

虽然，对于档案部门实施信息化，技术业务外包是一个不错的战略选择，从以上的分析可见一斑，但在实施外包时，档案机构的决策者必须认识到：档案部门和外包商是两个利益相对的实体。前者总想花更少的钱办更多的事，后者总想使自己的利益最大化。当档案部门选定一家外包商后就会被锁定，此后不但可能在价格上变得日益被动，还要承受对方自身不确定性带来的种种风险。可是，试图选择两家及两家以上的提供商，又面临着系统不兼容带来的极高的转移成本。总而言之，档案管理部门只有选择被哪家外包商锁定的自由，外包提供商在这场博弈过程中始终处于优势地位。这种不平等的地位对实施信息化的档案部门来说是很难摆脱的。

理论上，在外包过程中，实施信息化的档案管理部门应该是占据主导地位的。因为档案管理部门是档案信息化的主体，而外包商是为档案部门提供服务的，他们应该根据顾客的需要设计出尽可能贴合的方案，最大程度地让顾客满意。事实上，由于信息的不对称性和滞后性，以及外包市场的不成熟性等因素的影响，外包提供商喧宾夺主，档案部门的中心主导地位岌岌可危。

四、档案信息化外包中档案工作人员的职责

针对上述问题，如何科学选择信息技术供应商以及档案管理部门在信息技术外包过程中究竟应扮演什么样的角色，这些都是当前迫切需要做出回答的。可以从以下四个过程去考虑档案部门工作人员的职责：外包决策过程、外包商的选择过程、外包的管理过程、项目的后期维护过程。

(一)外包决策过程

1.档案部门对自身技术应用的现状、需求及相关部门的业绩评估，明确信息化的战略目标。档案部门首先要弄清是否需要进行信息化，是否有必要外包信息化，如果确定需要进行信息化外包，最重要也是首要的就是明确信息化的战略目标，而后的一切活动都要围绕此目标开展。而一个战略目标的明确建立在对现状的充分理解和把握的基础之上。所以档案管理部门要组织相关人员对本部门自身当前信息技术利用的现状、需求进行调查和评估，明确在现阶段档案管理部门的战略目标。其中值得注意的是：目标的设立要从档案部门发展的长远和全局考虑，而不能为了短期的费用节省。同时，信息化也不能过度追

求社会上最先进、最潮流的技术，因为当前社会上的技术日新月异，更新换代的速度也很快，作为信息技术的使用者，档案管理部门应更多地关心它在给利用和管理档案提供方便方面的作用，而不能盲目追求档次。

2.制定外包策略，设定具体外包项目要达到的目标。根据设立好的战略目标确定外包的范围、规模和内容，同时要与本单位的业务人员进行充分的沟通，了解他们的看法和要求。在这一过程中一定要搞成本分析，对每一个项目都要进行成本效益分析，估算出预计要投入的成本和最终要达到的目标。一般来说，外包的项目是本部门的非核心业务，如软件业务外包、档案网站建设或数字档案馆建设、档案人员的教育培训等。档案管理部门应重视信息安全问题，对一些高度敏感的数据项目应选择自建或慎重外包，并在外包过程中加强对信息技术外包风险的控制。

(二)外包商的选择过程

1.选择有资质的外包商，评价外包服务商的综合能力。对于外包商的选择要慎之又慎，档案部门可以按照自己的需要去寻找合适的信息技术供应商，通过项目招标、公平竞争的方式对外包商的服务质量、技术水平等进行广泛深入的考察，尽可能选择信誉好、实力强、经验足、管理先进的公司作为合作伙伴。由于目前还没有针对外包商的相应的评价标准，档案部门应组织专门人员对外包服务商进行实地考察，或者外包给社会上的第三方咨询机构，严格考察其从业经验和成功案例，了解其服务过哪些客户，对于那些不成功的客户要了解为什么中止服务的，这是很关键的一点。

2.签订外包合同。(I)明确的服务边界和灵活的外包协议。必须清晰、明确地指出服务范围，以便承包商明确自己的职责。同时，外包合同(特别是长期外包合同)应具有充分的弹性以允许在技术和操作方面进行改革或应对技术、业务，甚至策略目标方面可能出现的变化。

(2)明确赔偿责任与争端解决程序。服务合同中应包含惩罚承包商未能提供约定服务级别的条款。同时，为了在争端出现时迅速解决争端以及在争端出现时可继续提供服务，合同中还应包括解决双方争端的程序。声明档案部门对各种资源(如信息、硬件、软件等)安全性和机密性的要求，制定偶发事件的应对计划。

(3)限制成本增加和终止合同的权利。合同应充分指明基础服务的费用及其计算，包括任何开发、转化、重复的服务以及特殊需求的费用。还应明确购买和维护软、硬件的责任与成本。并明确在成本结构改变的条件下，任何可能发生的情况以限制成本的增加。必须在合同中提出终止合同的权利，包括控制和设备的变更、成本的显著增加、服务水平多次未达标、不能对关键服务提供支持等。

(三)外包的管理过程

1.对实施外包的全过程进行监督管理。在合同执行期间，应重视对承包商的持续监督，进一步降低来自于承包商的风险。应成立包括IT专家、财务专家，以及战略专家等各方面专家组成的监管组，定期和不定期地对承包商的业务能力、提供的服务质量、财务状况和外包业务的关键人员的变动情况进行监督，以及时发现问题，采取措施减少风险。如果档案管理部门自身的专家无力承担起监管的职责，应通过有资质的中介机构介绍的专家加入到监管组。

2.验收完成的项目。每完成一个项目，档案工作人员都要将其成果和外包开始时制定的目标相比较，如果有未达目标或不满意之处还可以要求外包提供商进一步完善。其实在项目开始时就应该跟踪全过程的建设，定期进行评估和检验，以免某些项目成型以后无法更改。(四)项目的后期维护过程

经测试的系统交付使用后也可能出现这样那样的问题，有经验的开发人员都知道，再好的测试也只能证明系统有问题而不能证明系统没有问题，许多隐蔽性的疏漏和错误不经过实际运行的检验在试验阶段往往是难以发现的，而且技术和需求本身也是不断发展和完善的，因此外包合作中应尽可能建立长期稳定的合作关系，对项目的维护服务工作应有明确的规定，使开发和维护很好地衔接，在运行维护中不断完善系统，避免系统不稳定和不安全的局面出现。

同时，组织档案工作人员学习也是非常重要的。档案馆在将信息技术外包后，往往忽视组织学习的作用，仅仅依赖档案馆的外部力量开展研发工作，从而使自身的研发工作丧失主动性和自主性。同时，许多档案馆原来的技术力量就很薄弱，如果在信息技术外包过程中缺乏组织学习，就很难获得主动权，而只能获取一些短期利益。因此，必须高度重视组织学习，不断提高档案人员的研发能力。

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