档案管理中电子文件的前端控制理论

摘 要:电子文件的生命周期分为三个阶段,即设计、形成、维护阶段。电子文件的产生为档案管理带来了便利的同时,也带来了弊端,电子文件的特性使得生成文件的前端控制相当重要。

关键词:档案管理; 电子文件; 前端控制

中图分类号:G276 文献标识码:A 文章编号:1006-3315(2010)4-146-001

相比较传统的纸质文件,电子文件具有非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息的易变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性和信息的可操作性。它的产生使人们开始质疑传统的文件生命周期理论,我们把电子文件的生命周期分为三个阶段,即设计、形成、维护阶段。其中设计阶段是指电子文件管理信息系统的设计、开发和安装阶段。

1、前端控制理论的含义

所谓“前端控制”,是根据文件生命周期理论和全程控制原则,对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划和统一要求,对文件、档案工作的业务流程进行重组,并在文件形成和维护阶段进行有效的监督,从而实现对电子文件的超前控制和全程管理。

在传统的档案管理中,文件在归档之后才由档案部门对其进行控制,而在这之前的工作都是由文书部门控制。在电子文件中,档案人员对电子文件要何时介入管理,选择他们在文件生命周期中进行干预的时机,甚至重新思考这种生命周期本身。因此,档案工作者要制定有关保存、整理和淘汰电子档案的原则和标准。

2、电子文件前端控制的背景

文件前端控制要做的工作主要是设计特定的文件类型,其目的一是提高文件实现其产生目的的能力,二是减少处理同样信息量的单份文件的数量。而电子文件时代下,电子文件管理信息系统处理文件的能力以及信息的安全是电子文件管理的重要部分,因此,电子文件前端控制就显得非常重要。

电子文件数量大量生成,使人们不得不去思考其控制问题。文件反映着人们生活的方方面面,随着人们社会活动的增加和社会信息的全球化,文件的增长呈现着直线上升的趋势。特别是在电子文件产生之后,指数倍的增长趋势,导致大量的文件产生。这就要求对电子文件进行前端控制,避免没有实际意义电子文件的产生。

由于电子文件质量参差不齐,文件的凭证作用需要电子文件前端控制来保证。传统的纸质文件环境下,机关不论事情大小,都要发文,形成大量可发和不可发的文件。这样就会使人们对文件的权威性产生怀疑。在电子文件下,由于传统环境下日益形成的习惯,以及电子文件环境下发文的简洁和易于操作性,产生的文件就会比传统文件下发要多得多,如何保证文件的“凭证性”,就需要对文件进行“前端控制”。

电子文件安全问题比传统环境下更为严重,迫切需要加强电子文件“前端”控制来解决。电子文件安全主要涉及到两个方面,一是文件内容的安全,二是文件载体的安全。在电子文件时代,电子文件的信息和载体可分离性和系统依赖性,一旦技术革新或者使用不当,其信息内容就容易丢失或成为“死文件”。为了保证电子文件的安全,就需要对电子文件进行前端控制。

3、电子文件前端控制的内容

电子文件前端控制的实质就是档案部门的介入时机问题。我们所说电子文件的三个基本阶段,表明电子文件运动过程的前端已延伸到了电子文件管理系统的设计阶段。因此,电子文件的前端控制主要表现为对电子文件管理系统的设计阶段实施有效控制,尽可能把电子文件全程管理的所有要求设计在系统之中,从而设计出功能合理的文件管理系统作为管好电子文件的先决条件。这说明,电子文件的前端控制比传统文件还要更加超前,机关档案部门和人员介入电子文件管理的时机需要更加提前。

4、电子文件前端控制的意义

首先,前端控制是确保电子文件真实可靠、完整归档、安全利用和长期可读的有效策略。由于电子文件具有易流失、易更改等特点,文件内容乃至文件本身出现差错的可能性比纸质文件要大得多,其中很多差错及其造成的后果是难以挽回的。只有把保障电子文件安全、可靠、完整、可读的措施付诸于文件形成过程,方可有效地防止电子文件的损伤和破坏。因此档案部门和人员只有在系统设计阶段实行前端控制,才能真正确保电子文件的生成和管理质量。

其次,前端控制是电子文件管理系统优化管理功能、提高管理效率的有效措施。电子文件管理系统在整个管理过程中合理安排、重新构建业务流程,尽量减少和消除管理环节的重复和疏漏,从而使电子文件管理达到更加科学、合理和有效的目标。

5、档案电子文件前端控制的方法

(1)树立电子文件前端控制观念。要求档案管理的相关人员,认识到电子文件包括设计、形成和维护三个阶段,树立前端控制观念,将前端控制纳入到电子文件管理之中,让他们认识到电子文件前端控制的重要作用,形成一个有利的社会环境和工作氛围。

(2)加强管理。关于电子文件前端控制,一是对人的管理;二是选择有效的控制手段和控制方式,其中控制方式包括直接控制和间接控制两种方式,控制手段包括现场控制、前馈控制和反馈控制;三是制定控制规则,要在本单位内形成一个标准的控制规则;四是营造一个电子文件前端控制的环境。

(3)加强有关理论和技术的学习。电子文件前端控制涉及到的知识是多方面的。首先,要具有控制理论的知识,能够将控制技巧运用到实际工作中去。其次,要加强档案学理论知识的学习,理解电子文件生命周期理论和文件前端管理的重要性。再次,要具有计算机知识,电子文件与计算机知识、网络知识等密切相关,这就需要了解计算机技术最前沿的背景知识。

总之,电子文件前端控制是电子环境下对电子文件从生成到归档整个过程进行安全、科学、规范管理的有效措施,要求档案管理部门和工作人员要提高认识,加强学习,以不断提高电子文件管理效率和质量。

参考文献:

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