事业单位离退休干部人事档案管理制度现状及优化分析

关键词：事业单位；退休人员；人事档案管理

人事档案，是记录退休人员的重要资料，退休人员过去工作内容、工作时间都需要档案记录，当他们退休后，领社会保险、退休金以及医疗保障金，都需要档案作为重要依据。总书记曾指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业单位得以发展，都离不开档案。”这说明了档案管理的重要性，有效而严密地管理人事档案，能够保证每一个退休人员的合法权益，让他们在退休后生活中享受该有的保障。

一、人事档案管理的现状

单位人事档案管理思想未转变

在过去，人事档案管理的重心依赖于厚重的纸质印刷资料，这类档案繁多，不仅加剧了搜集的复杂程度，还导致了管理秩序混乱的问题。而今，科技的日新月异，促使我们迈向了新的纪元，通过先进科技对文档资料进行高效采集、精心整理与妥善存储，并逐步向以磁、光电为介质的存储载体转型，构建起多元化的存储体系。这一新型档案存储模式的诞生，无疑是对传统人事档案管理方式的深刻变革。

然而，在许多地方的事业单位中，由于多种因素的制约，传统的人事档案管理方式依1日占据主导地位。更为严峻的是，部分人事档案管理人员仍保持着旧有的观念，将人事档案管理的工作范畴狭隘地定义为档案的简单保管，对于其他相关事务，则采取漠然置之的态度，管理人员缺乏足够的人事档案管理观念与责任感。这种观念的滞后，直接导致了档案资料的零散分布与管理的缺失，特别是纸质档案在历经长时间的自然侵蚀后，非常容易遭受损坏，这不仅让单位退休人员的档案受到安全威胁，更挑战了档案的权威性与可靠性。

单位部门没有规范上传管理档案

在事业单位的组织中，存在着多层次的部门与级别划分，而底层单位往往受限于职权范围，不具备自主管理档案的权限。这种情况下，部分基层单位因资源有限，未能设立专门的人事档案管理岗位，转而依赖其他职员的兼职管理。然而，非专业的人事档案管理人员，在处理档案时，会时常出现疏忽与纰漏，影响人事档案管理的质量与效率。

对于员工退休档案的管理，它是一项需要经历重重环节，最后才能完成并上传到档案总部的细致工作。档案资料的整编与归档过程异常烦琐，耗时较长，在数据上传过程中也常因为各种原因而引发错误，为人事档案管理带来了一定的挑战。

人事档案管理混乱，管理制度不完善

人事档案管理作为单位保管体系中的关键环节，不仅承载着退休人员退休手续中的材料审查职责，还直接关系到单位运营的信息完整性。但是，部分单位在日常人事档案管理中，并没有严格遵循国家人事档案管理规范，导致单位自身的人事档案管理体系存在漏洞，这造成人事档案文件的丢失不完整。档案分类界限模糊，档案内容记录不详，档案材料的保密性和严谨性不足。

当退休人员因需要相关档案材料而提出申请时，这些单位往往陷入被动，不得不仓促地搜寻和补齐缺失的材料，不仅效率低下，还可能影响退休手续的顺利进行。因此，加强人事档案管理，完善档案制度，确保档案的完整性与准确性，对于提升单位管理水平、保障退休人员权益是不可忽视的。

人事档案管理人员素质低，管理意识差

人事档案管理工作复杂烦琐，耗时较长，日常任务重复繁多，这要求人事档案管理人员高度的细心、细致，确保档案精确性，还需深入理解并掌握人事档案管理的核心理论与实用技巧。在如此长期且单调的工作环境下，部分工作人员的工作热情逐渐消退，对档案信息的核查与处理变得草率，面对堆积如山的档案卷宗时，逐渐失去耐心，最终造成了退休人员人事档案管理的疏漏与不足。

二、人事档案管理制度的思考

转变人事档案管理观念，形成人事档案管理模式多元化

如今的时代日新月异，一些科技正在代替传统的模式，在这样的环境下，传统的纸质人事档案管理模式正渐渐凸显弊端。事业单位应该转变传统的档案管理模式，积极推进电子化人事档案管理模式的实施。通过转变，我们能够学习并运用电子信息的档案管理方式，节约档案管理收集整理时间，极大地提高人事档案管理的效率与准确度，减少档案信息的滞后性，确保档案信息及时更新，传统档案管理模式和现代档案管理模式的结合，既展示了传统管理方式的优势，也展现了现代信息技术对档案管理的新型模式，构建了新型人事档案管理模式。

完善人事档案管理机制，保证人事档案管理规范

针对事业单位在退休人员人事档案管理上管理不规范的问题，我们必须从根本问题出发，解决问题的根源。事业单位应该深入理解并坚决执行《档案法》中的法律法规，同时深入了解本单位人事档案管理工作的实际工作情况，设立一个专门的人事档案管理部门。让单位的人事档案管理工作能够正常高效地完成，这个部门应该规范各种档案资料的生成流程，准确掌握人事档案分类的情况，并明确人事档案管理的范围与保存的时限。

总部的事业单位还需积极地对下属单位的人事档案进行收集、整合、细致整理、科学编目、合理装订及妥善保管。同时，监督与指导各单位人事档案管理工作，确保档案资料的完整性与准确性，并努力提升档案文件管理的质量和标准，严格地把控档案管理的界限。通过以上的档案管理规划，我们更进一步推动人事档案管理机制的完善与升级。

提升人事档案管理人员的管理意识

针对人事档案管理人员管理意识的欠缺问题，事业单位的管理层应该高度重视，采取相应的措施来培养档案管理人员，让他们树立良好的职业道德观念与人事档案管理意识。

人事档案管理是一项复杂烦琐的工作，很多管理人员并不能长期接受该工作，因此，这就需要工作人员具有良好的工作素养，要具有高超的组织能力与协调能力，能够将上交的档案及时归档，补齐缺失的材料，确保档案的完整，让档案工作能够正常有序进行和高效运转，还要高效地处理档案信息，不让档案堆积。

同时，管理人员还必须紧跟时代的脚步，学习电子化、信息化技术，时刻保持谦虚和勤奋的工作态度，在档案管理出现问题时，要及时更新最新资料，并向当事人确定档案是否准确，一直保持认真严谨的工作态度，对待每一个人事档案管理任务都要认真细致。同时，档案管理具有很强的保密性，工作人员要保护档案隐私，不可随意向他人透露档案的信息，深入了解档案工作的意义和价值，认识到档案管理的重要性。因此，当有新的档案管理文书颁布时，他们需要及时地理解相应的政策法规，确保自身的工作内容，同时也要遵守旧的人事档案管理工作制度和流程，规范人事档案管理工作。履行自己的工作职责，通过人事档案管理制度来规范、激发管理人员的工作积极性和创造力，推动档案工作的不断发展和进步。

三、结语

综上所述，事业单位的人事档案管理还存在一些问题，加强事业单位的人事档案管理机制，既保障了单位退休人员的权益，又升华了人事档案管理体系的管理模式，促进了人事档案管理工作的发展。