浅谈教学档案的管理

摘 要：本文论述了学校教学档案的含义，教学档案的任务和内容。教学档案管理是指学校教学实践信息的建立，管理和分类保存。教学档案管理的基本任务分为归档，编号，编目，维护和服务五个方面。建立教学档案，有助于教师总结经验，提高教学成果。

关键词：教学档案； 档案管理； 归档； 编目

中图分类号：G472.4 文献标识码：A 文章编号：1006-3315（2014）11-131-001

教学档案管理是围绕学校教学工作进行的信息管理。做好教学档案管理工作，有利于领导掌握教学工作的情况，及时了解学校教学重大改革及取得的成果，同时也有利于教师借鉴以前的教学经验。教学档案管理是学校做出学校发展决策、制定教学规划、科学治校的最基本的依据。教学档案管理也是教师总结经验和改革教学的重要依据。搞好教学档案管理意义重大。

1.教学档案的概念

一切记录和表现学校教学理论和实践、教学科研以及学生管理活动，并且具有保存价值、并按照一定的立卷、归档制度集中保管起来的教学文件材料（包括文字材料、图纸、麦报、照片、影片、录像带、录音带等）都可称为教学档案。

要明确一份教学文件材料能否转化为教学档案，应视其是否符合下列四条基本原则：一是教学档案是在本校形成的，它是在教学的实践中产生的，是记录学校教学理论和实践的文字材料。二是教学档案是真实的历史记录，有承办人和领导签字，具有“立法”性质。三是教学档案是具有长久保存价值的材料。不是所有的教学文件材料都作为教学档案保存，只有在长远或现实的工作中，且有备查、研究参考和交流等作用的教学文件材料，才能作为教学档案保存。四是教学档案是科学整理过并进行归纳的材料。不是现行教学实践、研究和管理过程中正在使用或正在运转、传递、流通着的教学文件材料，而是指已经处理完毕或告一段落，并按归档制度的要求整理归档的教学文件材料。

2.教学档案管理的任务

教学档案管理的基本任务是按相关原则和要求建立教学档案，保存教学档案，注意保存材料完整与安全，并建立查找方法。教学档案管理工作是学校教学管理服务的重要依据。

教学档案管理任务包括收集、整理、保管、鉴定、利用和统计等六项具体工作。保管就是妥善地保管教学档案，维护它的完整和安全，延长它的寿命，并尽力缩小它的体积，以便于当前和长远的利用。做好教学档案保管工作，是落实集中统一管理档案原则的一项重要措施，它可以进一步巩固整理工作的成果，确保档案的完整和安全。鉴定的主要目的是确定档案的保存价值。至于剔除销毁教学档案，则不是鉴定工作的主要方面，更不是主要的目的。教学档案的统计，对管理工作者做到心中有数，总结管理工作经验，制定管理工作方针，提高管理工作水平，有着十分重要的意义。

3.教学档案管理的内容

根据教学档案管理的基本任务分为归档，编号，编目，维护和服务六个方面。

3.1归档

归档首先要确定范围。它不能过宽也不能过窄，并要注意以下几个问题：

第一，要明确本校教学实践、教学研究和管理活动的范围，以便掌握在这些活动中形成的教学文件材料的种类和成分，认定哪些应该归档。

第二，掌握教学管理各个层次的主要职能，将主要职能活动形成的教学文件材料作为归档的重点，保证教学档案的完整、准确、系统。

第三，正确地划定教学档案（它既具有参考作用，又具有工作查考和凭证作用）与教学资料（它只具有参考作用，不具有工作查考和凭证作用）的界限。

师资培养计划、总结、典型材料，教师任职和完成其他工作的情况记录或调查报告，进修计划和考核以及晋升职称的材料，班主任工作计划、总结和典型材料等；学生名册、学生成绩登记卡片，学生休、退、复、转等学籍变动的文件材料，学位、毕业、结业、肄业等证书存根，以及毕业生去向和质量调查报告等。根据所确定的归档范围，按《高等学校科技档案工作办法》中的有关归档要求，办理归档手续。

3.2编号

教学档案的编号，就是用代字代号来表示教学档案的种类、内容和联系，给以简明统一的符号。教学档案编号的目的和作用，是固定教学档案的编排顺序，便于查找、调查、保管和统计，它是管理和使用教学档案的一种手段。

教学档案的分类方法有两种，它们是分类编号和流水编号。如果教学档案是根据收到的先后顺序整理的，可以采用流水编号方法。这种编号方法比较简单，容易拿控，也便于统计和按号调卷。如果教学档案是分类整理的，可以按分类编号。这种编号方法可以避免大流水编号的缺点，而且简单明了。它是用汉语拼音字母或阿拉伯数字为代号，来表示不同类型的教学文件的形成规律、内容和特点。

3.3编目

教学档案目录，主要有总目录和分类目录两种。总目录是按照归档的先后顺序，以保管单位（卷、册、贷、盒）为单位进行编制。当前为了既适应现有条件下的使用，又便于今后缩微检索或计算机储存时目录的转换，目录应以纸张卡片为主要载体。

3.4维护

教学档案维护的主要任务是采取措施，维护档案的完整与安全。为此，必须切实搞好教学档案的技术保护工作，提高科学管理水平。还必须对防盗、防火、防潮、防晒、防虫、防尘等采取有力的措施，对已破损或字迹模糊的档案材料，应及时进行修复或复制，以求延长档案的寿命，保证档案的安全。

3.5服务

为了更好地为教学工作，教学档案管理人员必须熟悉和研究教学档案的内容、特点，及时编制参考工具（总目录、分类目录、专题卡片目录、各种索引等）和参考资料（文摘、汇编、专题介绍等），加快调卷速度，并随时了解各单位需要，主动提供使用，投高服务质量。

学校按照原则建立科学的教学档案，不仅有助于学校领导指挥学校开展教学工作，也有利于教师学习前人的经验，提高自己的教学水平，促进教学质量的提高。

参考文献：

[1]丁振伟.浅谈新时期教学档案管理[M]辽宁教育研究，2010

[2]孙淑艳.档案管理与计算机教学大纲[M]中央广播电视大学出版社，2012