浅析档案管理的效益

摘要：目前档案管理工作桎梏于传统式被动服务体系和不重视档案信息反馈等问题，已严重影响着档案信息资源的开发利用和档案事业的健康发展。本文将结合实际工作，重点对档案管理的实际效益进行探讨。

关键词：管理体制；经济建设；信息反馈

中图分类号：G271.6　文献标识码：A　文章编号：1006-3315(2008)08-113-01

一、档案管理工作中存在的问题

1　局限于档案的数据统计，不求档案的实际效益档案管理部门在编制档案报表、了解使用情况时，只要求简单的数据统计，如使用人数、次数、各档案卷(册)数等，而不求利用档案信息资源创造更大的社会效益和经济效益。这是档案部门普遍存在的第一个问题。

2　局限于档案的利用登记，不求档案的信息反馈在通常情况下，到档案部门查阅档案时，均需填写一份登记表。登记表除需填写单位、姓名外，还要说明使用目的，而使用者在填写时往往比较简单，如“工作需要”、“学习参考”等等。由于不做深层次了解，也就失去了档案利用信息反馈的机会。这是档案部门普遍存在的第二个问题。

3　局限于档案的利用实例，不求汇集编发重返社会档案部门虽然也注重利用信息反馈，收集有价值的档案利用实例，但只是作为档案目标管理认证和达标的材料，往往完成后就将其束之高阁，不汇编发表，返还社会，影响档案信息资源的开发与利用。这是档案部门普遍存在的第三个问题。

二、做好登记，建立完善档案管理体制

1　认真做好登记工作。登记是档案管理的起点，在登记时，一、要认真负责，按项目一一填写，必须填写的项目不要遗漏；二、要以使用为目的，填写清晰详实；三、要以方便为目的，编制合适的分类查找目录。比如在马路市场的管理中，就应认真做好登记工作，为商贩建立档案，详细填写各项信息，并对其进行符合实际的分类，做到有案可查，查之可用，用之便宜。

2　建立用户联系制度。档案在查阅时，一般不会产生效益，要通过使用，才能产生一定的社会效益和经济效益。因此，为了及时使用档案信息，应该建立用户联系制度，即把用户的详细情况——登记在册，以便与用户联系。亦可把自己的情况和联系电话告诉用户，方便用户及时反馈信息。同时，也可定期召开用户座谈会，加强与用户联系，改进工作和服务方法，更好地为社会和用户服务。比如在城市基础设施建设中，就可以建立用户联系体系，充分了解市民需求，征求意见，完善城市职能。

3　填写档案使用反馈表。档案使用者填写档案信息使用反馈表，主要包括单位、姓名、有何意见。这样更有利于了解和掌握档案信息利用情况，进一步拓宽档案利用的渠道，最大限度地发挥档案的价值和作用。比如在广场管理中，通过查阅反馈表，即可得知市民关注的问题，以后的工作重点。

4　建立档案前置制度。要以档案信息资源为依据，靠前指挥其他工作，档案信息资源应该是其他业务工作的“起点工程”。比如在建设垃圾转运站时，应当查看居民档案、历史垃圾转运情况档案、附近其他设施档案等，充分做到为民、务实。

5　及时编发档案实例。信息通过编辑重返社会，这样既可进一步宣传档案的作用和价值，又可使社会各界进一步了解档案，熟悉档案，利用档案。

三、转变观念，促进档案管理健康发展

在城市建设和管理中，档案工作发挥了不可估量的作用，只有充分认识档案管理的重要性，才能促进其健康迅速发展。

1　了解档案的价值和作用《档案法》第二条称：“本法所称的档案是……对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”如果档案不再被利用，最有价值的档案也就失去保存的意义。过去不少单位和领导，为什么对档案工作不够重视和支持，主要一个原因是档案部门长期处在“封闭”状态，单位和领导也认为档案不能给本单位出效益、出成果。无数事例证明，这完全是一种偏见和误解。有保存价值的档案，一般都具有利用价值，但其价值的大小，必须通过利用，一旦利用，一定会产生强大的社会效益和经济效益。

2　加强档案的鉴定工作。众所周知，档案的保管期限定为永久、长期、短期三种，档案到了规定的保管期限，就要组织鉴定，确定其销毁还是延长保管期限，而档案的价值是鉴定时必须考虑的一个重要因素。档案利用频率高、周期长，即使已到规定的保管期限，也应继续延长其保管期限；反之，档案利用率较低，保存价值不大，即使未到规定的保管期限，亦应降低其保管期限。

3　编发档案的利用实例。加大档案宣传工作力度。通过调查和了解收集档案利用的实际效益，取得一个又一个的利用实例，充分体现档案的保存和利用价值，并筛选、整理，编印成小册子，下发至基层和领导，使他们了解档案的作用，这要比空喊几句档案工作重要强得多。尤其对不太了解档案、不熟悉档案价值的同志来说，更是一个实际的宣传和教育，使他们通过例证，了解档案，支持档案工作。

总之，只有进一步查找档案管理工作中存在的问题，建立完善档案管理体制，保障档案管理事业的健康发展，才能使其更好地为社会经济建设服务。