人事档案管理信息化建设分析

［摘           要］  信息化建设不仅提高了人事档案管理的效率和质量，而且保证了档案信息的安全和可持续利用。首先探讨了人事档案管理信息化建设的必要性，其次分析了当前人事档案管理中存在的问题，最后提出了一系列建设策略。

［关    键   词］  人事档案管理；信息化建设；实践路径

［中图分类号］  G717                   ［文献标志码］  A                   ［文章编号］  2096-0603（2023）36-0165-03

人事档案管理作为组织人力资源管理的重要组成部分，其信息化建设对提升组织效率具有不可替代的作用。在数字化时代背景下，传统的人事档案管理方式已不能满足现代企业的发展需求。信息化建设使得人事档案管理工作从烦琐的手工操作转变为电子化、自动化、网络化的管理模式。这种转变不仅优化了人事档案的存储、检索和利用流程，还显著提升了数据处理的准确性和安全性。然而，在实际操作过程中，信息化建设也面临着硬件设施不完善、标准规范不统一、管理人员素养参差不齐等问题，这些问题的存在不仅影响了信息化建设的效果，也制约了组织效能的提升。因此，针对人事档案管理信息化建设路径进行深入分析就显得尤为必要了。

一、人事档案管理信息化建设的必要性

（一）信息资源的利用更加高效

人事档案作为组织的重要信息资源，其有效管理直接关系到组织决策的准确性和人力资源的合理配置。在信息化建设之前，档案的整理、存储和检索均依赖于手工操作，耗时耗力，且容易出错。信息化建设通过引入数据库管理系统、云存储服务和人工智能等技术，实现了档案的电子化管理，极大地提升了信息检索的速度和准确性。例如，采用先进的搜索算法，员工可以快速找到自己需要的档案信息，而管理者也可以迅速汇总分析员工档案数据，为决策提供支持。

（二）提高档案管理的质量

信息化建设不仅加快了人事档案的处理速度，而且提升了档案管理的质量。电子化档案减少了纸质档案因环境、使用等因素导致的损坏和丢失，确保了信息的完整性和持久性。同时，利用信息化手段，可以对档案信息进行多层次的备份和加密，增强了档案资料的安全性。例如，采用区块链技术对人事档案进行存储，可以有效防止档案被篡改。在实际操作中，通过建立一套完整的电子档案管理流程和质量控制体系，可确保档案信息的准确录入、更新和存储，从而提高整个档案管理的专业水平和服务质量。

（三）有利于档案信息的保存和传递

随着企业规模的扩大和业务的全球化，档案信息的保存和传递变得尤为重要，信息化建设为档案的长期保存和快速传递提供了可能。数字化的档案易于复制和迁移，不受物理空间的限制，大幅减少了因档案转移而产生的风险和成本。例如，国际化企业通过建立统一的人事档案管理系统，实现了全球范围内员工档案信息的实时共享和传递，无论员工调动到哪个国家，其人事档案均可立即得到更新和接续，确保了企业人力资源管理的连贯性和效率。此外，电子档案的存储技术不断更新，如云存储服务的应用，使得档案不仅可以长期保存，而且可以随时提供给授权用户访问，满足了快速动态的管理需求[1]。

二、人事档案管理存在的问题

（一）硬件设施不健全

在人事档案管理信息化的过程中，硬件设施的完善是基础工作的一个非常重要的环节。当前，许多单位在硬件投入上还存在着重视不够的问题，导致档案管理系统运行不稳定，经常出现系统崩溃、数据丢失等现象，严重影响档案的安全性和可靠性。例如，一些企业仍然使用过时的服务器和存储设备，这些设备的处理能力和存储容量无法满足现代化人事档案管理的大数据需求，档案检索速度慢，影响工作效率。此外，缺乏有效的数据备份机制，一旦发生硬件故障，可能导致重要档案资料的永久丢失。

（二）信息化标准不统一

信息化标准统一是实现档案信息共享与交流的前提。目前，不同企业、不同部门之间人事档案管理的信息化标准差异较大，导致了档案信息交换困难，无法实现有效对接。例如，不同机构在人事档案的电子化格式、数据结构、命名规则等方面各自为政，造成了信息孤岛现象，不仅增加了跨部门信息整合的难度，也降低了工作效率。此外，缺乏统一的安全标准，使得档案的保密性和完整性难以得到保证[2]。

（三）人事管理者的职业素养有待提升

人事管理者的职业素养直接关系到人事档案管理信息化的实施效果。目前，一些人事档案管理者对信息技术的了解不足，无法充分利用信息化手段进行高效管理，同时对信息安全意识的缺乏，可能导致档案信息的泄露。例如，一些管理者在进行电子档案管理时，忽视了数据加密和访问控制，使得档案数据面临被未授权访问或恶意篡改的风险。还有的管理者未能跟上信息化发展的步伐，对新兴的信息化管理工具和平台不熟悉，影响了工作效率和档案管理的现代化水平。

三、人事档案管理信息化建设策略

（一）引进先进的技术设备

要实现人事档案管理信息化的高效运转，必须依赖先进的技术设备，这包括高性能的服务器、大容量的存储设备、高速的网络设施以及先进的安全设备等。首先，高性能的服务器可以保证人事档案管理系统的稳定运行，处理大量数据的能力也是评判服务器性能的关键指标。其次，对于存储设备的要求也越来越高，不仅要有足够的存储容量来应对日益增长的数据量，还需要有良好的读写速度以提高数据检索的效率。再次，高速的网络设施也是确保数据快速传输和远程访问的关键。在全球化和远程办公日益普及的今天，员工可能需要在任何时间、任何地点访问人事档案，因此一个稳定且高速的网络环境是必不可少的。最后，网络安全设备如防火墙、入侵检测系统等可以有效防止外部攻击，保护人事档案数据不被非法访问和泄露。随着技术的发展，更多新兴的技术如云计算、大数据分析、人工智能和区块链等也被逐渐应用到人事档案管理中。云计算服务可以提供弹性的存储和计算能力，大数据分析可以帮助管理者从庞大的数据中提取有价值的信息，人工智能可以优化档案的分类和搜索，而区块链技术则可以提供更为安全可靠的数据存储解决方案。因此，不断更新和引进各种先进的技术设备，是提高人事档案信息化管理水平的关键[3]。

（二）统一的信息化标准规范

统一的信息化标准对于实现人事档案管理的高效、标准化和自动化至关重要，它不仅能够促进不同系统间的互操作性和数据共享，还有助于提升整个人事管理工作的质量和效率。因此，建立和完善统一的信息化标准规范是人事档案管理信息化建设中不可忽视的环节。首先，应推动行业内共识，形成统一的电子档案格式标准。通过行业协会、专业机构的协调，对电子档案的格式、分类、编码以及元数据等核心内容建立通用标准，实现档案信息化的规范化管理。例如，可以根据ISO/IEC等国际标准，制定适合本国情况的人事档案元数据标准，确保各个组织在档案管理中的一致性和互通性。其次，需要强化标准实施的监管机制。通过立法或行政规章的形式，要求所有企业和机关单位在档案管理中遵循统一的信息化标准。同时，建立专门的监督部门，负责标准实施的监督检查工作，确保各单位严格按照标准操作，对违反标准的行为进行处罚，用制度保障标准的执行力。最后，鼓励技术创新与标准同步发展。在保持标准稳定性的同时，对于前沿技术的发展应保持开放和包容的态度。随着云计算、大数据、人工智能等新技术的应用，标准也应当根据技术发展的需要，适时进行更新和完善，以促进人事档案管理信息化技术的持续进步。

（三）健全各种相应的规章制度

规章制度是人事档案管理信息化的重要保障，它涉及信息安全、数据质量、操作规范等多个层面。首先，需要建立一套完整的数据安全管理制度，包括数据的加密传输、访问控制、用户身份验证和权限设置等。例如，针对不同级别的档案信息，应制定不同的权限管理策略，确保只有授权人员才能访问到相应级别的档案。其次，制定数据质量控制标准，明确数据录入、审核、更新和维护的具体操作流程。为了提高数据的准确性和可靠性，可以通过设立定期的数据审查机制，及时发现并纠正数据错误[4]。

（四）提高档案管理人员的素质能力

档案管理人员是人事档案管理信息化的执行者，他们的素质和能力直接影响到信息化建设的效果。首先，组织定期的培训和学习，提高管理人员对新技术的认知和应用能力。例如，可以针对最新的电子档案管理软件进行操作培训，教会管理人员如何利用软件进行高效的档案分类、检索和分析等工作。其次，强化管理人员的安全意识和职业道德，定期开展信息安全和保密知识的教育，确保他们在日常工作中能够严格遵守安全操作规程。最后，通过职业技能认证和持续教育，激发管理人员的学习热情，促进其专业技能和综合素质的提升。例如，鼓励管理人员参加专业档案管理的资格认证考试，提升其专业认可度[5]。

（五）完善档案安全体系

档案安全体系是确保人事档案管理信息化成功的关键。在构建档案安全体系时，应从技术和管理两个层面进行综合考虑。技术层面上，采用先进的信息安全技术是保护电子档案安全的前提。例如，部署多层防火墙、入侵检测系统、安全信息和事件管理（SIEM）系统，以及数据加密技术，可以有效防御外部攻击和内部泄露。同时，定期进行安全漏洞检测和渗透测试，确保系统的安全性。管理层面上，制定严格的数据访问控制政策和用户权限分配机制，只允许经过授权的人员访问相关档案信息，从而减少信息泄露的风险。以某国家机关单位的人事档案管理信息化升级项目为例，该单位在升级硬件设施的同时，引入了生物识别技术和智能访问控制系统，大幅提高了档案安全级别。生物识别技术如指纹和面部识别用于验证访问档案的个人身份，确保只有授权人员能够进入档案存储区域。此外，智能访问控制系统能够记录每一次档案的访问记录，包括访问者身份、访问时间和访问持续时长，为未来可能发生的安全事件提供重要线索。进一步地，该单位还建立了一个档案安全应急响应小组，专门负责处理安全事件和应急事故。一旦检测到安全威胁或违规访问尝试，应急响应小组将迅速启动预定的应急预案，进行风险评估和应对措施的施行，包括立即断开受威胁系统的网络连接，以防止潜在的数据泄露。此外，对于用户教育和安全意识提升也同等重要。组织定期安全培训和演练，提高全体员工的安全防范意识和应急处理能力，是减少人为错误和提高整体安全水平的有效措施。档案安全不仅仅是技术问题，更是一种管理和文化问题。因此，构建一个全面的档案安全体系，需要技术和管理的持续投入和完善。

（六）加强跨部门协作与信息共享

跨部门协作与信息共享是实现人事档案管理信息化高效运作的重要环节。随着组织内部结构的复杂化及业务的多元化，不同部门之间对人事档案的需求日益增长，这就要求人事档案信息化建设能够支持跨部门间的有效沟通和资源共享。其一，需要构建统一的信息平台，确保所有部门都能够在同一平台上访问和处理档案信息，从而减少信息孤岛现象，提升信息资源的利用效率。例如，通过建立企业级的人事信息管理系统，可以实现包括招聘、培训、绩效管理在内的多个人事管理模块的数据整合和互联互通。其二，制定相应的协作机制和流程，明确不同部门之间在信息共享和档案管理方面的职责和权限，以保障信息共享的有序性和安全性。在跨部门协作中，还需考虑到信息的隐私和保密性问题，确保敏感信息只在授权的范围内流通。

（七）推动法规政策与技术发展相适应

随着信息技术的快速发展，现有的法律法规可能不再适应新的管理需求和技术应用，因此，推动法规政策与技术发展相适应也是人事档案管理信息化建设的重要策略之一。首先，相关法律法规需要及时更新，以覆盖新出现的技术和管理方式。例如，隐私保护、数据安全、云存储服务等领域的法律法规需要与时俱进，为信息化管理提供法律支持和指导。其次，政府部门应在政策制定上给予支持和指导，推动档案管理信息化的标准化和法制化。这包括提供政策引导、资金支持、技术咨询等，特别是对中小企业在信息化建设中的支持，以降低它们的技术和管理门槛。最后，要确保政策的实施与监管跟上技术的步伐。建立健全的监察机制和评估体系，对信息化建设的实施效果进行定期的检查和评估，确保法规政策得到有效执行，同时也为政策的进一步完善提供反馈和数据支持。

四、结束语

人事档案管理信息化建设是一项系统工程，它涉及技术、管理、人员等多个方面的协调发展。本文通过分析人事档案管理信息化建设的必要性和存在的问题，提出了一系列的建设策略，旨在为相关领域的实践提供指导。未来，随着信息技术的不断进步和管理理念的更新，人事档案管理信息化建设应不断适应新的变化，不断优化升级，以满足企业和机关单位不断增长的管理需求。

参考文献：

［1］朱兴荣.基于大数据背景下的高校人事档案管理信息化建设分析［J］.管理学家，2021（6）：67-68.

［2］杨丽.人事档案管理信息化建设分析［J］.科技风，2018（11）：66.

［3］丁夏，程燕霞.大数据时代人事档案管理信息化建设分析［J］.办公室业务，2021（21）：148-149.

［4］蔡映东.新常态下人事档案管理信息化建设分析［J］.低碳世界，2017（33）：352-353.

［5］孟丽娟.人事档案管理信息化建设分析［J］.中外企业家，2021（4）：189.

◎编辑 鲁翠红