公立医院招标采购体系内部控制优化研究

2023年底印发的《关于进一步加强公立医院内部控制建设的指导意见》，强调要完善重点业务及高风险领域的内部控制措施。公立医院的招标采购体系属于较高风险领域，其内部控制还处于建设阶段。本文结合对M公立医院招标采购各环节的内部控制当前形势的分析，探讨医院招标采购体系内部控制的优化与完善，助力医疗卫生事业高质量发展。

公立医院招标采购体系内部控制现状

公立医院有公益性的基本原则，招标采购内部控制的目标还是为保证医院招标采购活动合法合规，提高资源配置和使用效益。以M公立医院为例细化分析其招标采购各环节内部控制现状。

一、内部控制建设方面

M公立医院自2018年9月起设置采购统一管理部门——采购部，并明确其职责、审批权限和程序。采购部负责全院统一采购，以及建设多维度采购管理制度、组织开展采购业务培训学习等工作。

医院成立采购与招标工作领导小组，由院长担任组长，管理、采购、配送部门分管院领导任副组长，各职能部门负责人任成员，定期召开采购与招标会议，审定医院有关采购与招标工作的重要文件、听取重大项目的招标情况汇报，审定医院重大项目采购与招投标实施方案、听取并审议医院年度采购预算执行情况报告等。

医院近年来修订完善了院内采购实施细则、院内自主采购实施细则、采购与招标管理办法、紧急采购管理办法、招标代理机构管理办法、合同（协议）管理办法等招标采购管理制度。实际操作过程中，对于采购预算与计划的衔接不够紧密，部门预算较为笼统。

医院采购部配备的人员，主要为非临床专业的管理、财务方面人员。面对公立医院涵盖医疗设备器械耗材、建筑工程、信息、法律等多方面的招标采购工作，目前人员存在对内部控制建设的认识参差、招标采购经验参差、对法律法规与行业专用知识的熟悉程度参差等问题。

二、风险评估方面

M公立医院事前使用或管理部门制定采购需求时，存在调研不够充分、市场竞争可能不够充分的情形；事中项目评审过程中偶有评审专家不够严谨的问题；事后招标采购档案归档保管仍有待完善。

医院有待形成系统针对招标采购环节的风险评估机制，并形成风险评估报告。未细分到药品、医疗耗材、医疗设备、基建物资、后勤保障等各部门领域分类进行风险评估。

三、控制活动方面

M公立医院采购部负责确定医院各类采购项目的组织形式，选择公开招标、邀请招标、单一来源等采购方式，要根据项目实际情况进行判断。

医院采购部负责审核使用或管理部门报送的采购申请，根据相关规定指导部门做好需求审查工作。但是医院涉及的管理部门专业多且杂。在制定采购需求时，存在资格条件设置不合理不适配、突发情况急需、需求设置有指向性、以特定行政区域或特定行业的业绩奖项作为加分条件等情况，进一步增加了采购部门工作量；管理部门在编制预算方面，调研论证工作如不够充分，则对采购部审核工作要求更高。

医院采购部有专人负责医院招标项目相关文档资料的立卷及归档工作，建立电子档案，并按规定上传采购相关资料。但目前停留在单纯汇总层面，项目档案的完整性、准确性有待查验。

四、信息与沟通方面

M公立医院已通过医院管理系统，建立招标采购全流程。但流程较为烦琐，各部门职能重合之处在衔接配合中有欠缺的部分。

在招标采购环节的信息化建设与内部控制的融入方面，因为数据互联互通上较差，信息会存在脱节、遗漏的情形。

五、评价与监督方面

M公立医院暂未实现内部控制的自我评价体系的建立，不能及时发现内部控制中存在的问题。医院为提高采购效率，简化采购流程，在委托招标代理公司进行招标的项目时，会在审计或者国资部门的监督下抽取院内评标专家参与评标。但对于院内评标专家的业务培训和专业性考核暂未实现，评审专业能力欠缺保障。

公立医院招标采购体系内部控制优化研究

一、提升招标采购体系内部控制环境

（一）健全内部控制组织体系

公立医院应充分发挥党委的领导作用，招标采购内部控制建设与实施的第一责任人应明确为医院党委主要负责人。医院成立采购与招标领导小组，由党委书记、院长担任组长，其他院领导任成员。下设由招标采购部门、管理部门、财务部门、法务部门、配送部门负责人组成的工作小组，定期召开采购与招标领导小组会议，讨论研究医院招标采购各项事宜。建立健全相应监督机构，对招标采购各环节发挥审计等部门的监督作用。

（二）完善采购管理制度

公立医院应在合规的前提下，依据《行政事业单位内部控制规范》《公立医院内部控制管理办法》的要求，以质量优先、价格合理、阳光操作、严格监管的原则，结合医疗行业环境特点，借鉴兄弟医院的成熟经验，建立完善包含医院的院内采购实施细则，采购预算管理办法、采购与招标管理办法、紧急采购管理办法、招标代理机构管理办法、合同（协议）管理办法等采购管理制度。

公立医院采购业务应合理设置关键岗位，明确岗位职责权限，实行轮岗制度，并明确轮岗周期，应确保采购需求制定与内部审批、招标文件准备与复核、采购执行与监督检查等不相容岗位相互分离。属于“三重一大”事项范围内的招标采购项目，应当严格履行集体决策程序。

（三）增进招标采购内部控制文化建设

公立医院应推动内部控制学习常态化、创新化，加强对采购人员内部控制知识、招标采购知识培训。例如：内部控制知识培训，需要结合医疗领域共性风险及本院的实际情况，在公立医院内部定期开展，提高全体人员对医疗招标采购内部控制的认识。也可以邀请政府部门、会计师事务所、审计师事务所或者招标代理机构前来分享经验，学习交流内部控制典型案例。针对招标采购知识培训，应以自主学习沟通谈判技巧、市场调研方法及医疗卫生领域专业知识为主，集体学习讨论补充；同时，也应强化岗位职业道德培养和风险廉洁警示教育。

二、建立医院招标采购风险评估机制

建立有针对性的风险评估机制，公立医院至少每年组织一次针对资金规模较大、廉政风险较高的招标采购领域的内部控制风险评估，梳理出各环节的风险点，并形成书面风险评估报告，减少腐败事项的发生。

充分利用跟踪审计，提升风险应对能力。评估整个招标采购过程，从事前、事中、事后多方面贯彻风险管理意识，预警可能存在的风险点，实现对风险的有效控制。通过更有针对性的风险应对，可以提升整个招标采购环节的质量与效率，获取更高质量的医疗服务水平。

三、完善招标采购控制活动

（一）完善招标采购申请、参数编制环节

招标采购环节从前端申请就应从严要求，除填写项目名称、预算、申请用途与功能、技术指标、安装使用地点外，还需明确是否需采购进口设备、采购产品的参考品牌、是否有配套耗材或试剂、成本效益情况、设备可行性论证报告等信息，并调查医院是否有在用同类设备、收费情况及医保支付政策，为招标采购的顺利开展奠定基础。

医院各归口管理部门在编制参数环节，应开展充分的市场调研。根据各公立医院实际，在使用科室递交技术参数后，50万元及以上的采购项目考虑公开征集意见。通过对潜在投标人提出的参数倾向性方面的建议进行整理汇总，在与使用科室沟通确认后，对技术参数进行完善，提高采购效率，减少质疑率。

（二）合理设置项目预算，合法合规选择采购方式

医疗行业国产、进口产品价格差距大，种类规格繁多，也存在独家或专利技术的情况，对项目预算的设置提出极高的要求。公立医院在设置招标采购项目预算时，除可以通过前期征集潜在投标人报价外，还可以通过医信达大数据平台等信息化手段，对同类产品的价格进行收集比较。医院还可以利用固定资产管理系统、HRP（医院资源规划）系统、SPD（医院物流信息系统）系统，对在用的耗材、设备价格进行采集，为预算的制定提供更全面的支撑。当预算编制建立在充分的市场调研基础上时，招标采购成本将得到有效地降低。公立医院的各项招标采购活动，要严格遵守国家政策法规和各项医院制度规定。

（三）明确内控目标，加强采购管理

公立医院应尽快建立以预算为导向的招标采购体系，明确划分各部门的职责和归口管理。避免计划外采购或者临时采购过多过频，影响采购效率及临床使用。

委托招标代理公司的项目，招标采购文件应编制规范、合理，加强对评标专家的要求和审核，处理或协助处理采购招标过程中出现的投诉、质疑等有关问题，依法依规地开展工作。

（四）完善档案管理，积极做好合同及供应商管理工作

公立医院应有专人负责招标采购档案整理和分析工作。一方面要准确完整地收集项目档案数据，明确项目归档内容、归档年限等信息；另一方面也应分析项目进展情况，以便经济高效地实现目标，为后续招标采购项目提供支持。

招标采购工作进入合同履约过程时，也应该做好监督检查工作，减少供应商未按招标要求提供产品、未按约定时间完成供货、未提供有效资质证件情况的发生，避免对临床科室日常使用造成影响。

供应商管理也是招标采购环节应完善健全的重要部分。通过建立包括营业执照、生产许可证、经营许可证、医疗器械注册证、企业财务状态、以往业绩内容信息的供应商档案，定期对其供货质量及服务质量进行考核，实现管理目的，保障招标采购成果实现。

四、强化信息与沟通

建立公立医院内部管理、采购、配送部门定期会商制度，相关部门既相互协调，也互相监督，定期召开协调会解决流程不顺畅的环节。充分将制度化的流程，利用信息化技术手段表单化，减少重复环节，促进信息有效传递。

推进公立医院招标采购信息化建设与内部控制建设的融入。医院将招标采购流程中涉及的部门的岗位职责、业务标准、制度流程等嵌入医院信息系统，通过信息化的方式进行固化，做好不相容岗位的权限分离。公开透明以减少人为操纵数据或信息的可能性，保障各类信息系统之间达到数据共享，互联互通。

公立医院招标采购部门可以充分利用招标代理公司的信息资源优势，对医院招标采购内部控制环节进行分析。通过编制季度工作简报形式，介绍重大采购项目进展、剖析项目流标原因、收到质疑及处理情况。招标采购部将简报向院领导汇报，并分发至各归口管理部门，既有利于医院领导了解招标采购各环节内部控制情况，也有利于各归口管理部门完善各项工作。

五、评价与监督

公立医院招标采购的内部控制，应定期进行自我评价，如公立医院内部评标专家库专家评估，有条件时委托第三方机构对内部进行评价，并根据评价发现的问题制定整改措施，促使招标采购内控形成闭环管理。同时，充分利用各项监督体系成果，建立与审计、基建等监督机制联动的监督体系。多层次合力的监督体系，为招标采购有序开展保驾护航。

总之，国家近年来不断对公立医院内部控制提出新的要求，招标采购领域作为公立医院内部控制的重要一环，其意义不言自明。结合实际，探索公立医院招标采购体系内部控制优化的方向，能够提高医院服务效能和内部治理水平，为人民健康事业发展增添力量。（作者单位：安徽中医药大学第一附属医院）

（责任编辑：白利倩）