高校办公室人员的角色定位与素质提升的对策

摘要：高校办公室作为高校管理的基本单位，能够发挥其基本的机能，协调整个高校的行政管理系统，帮助各个职能部门与教学单位进行沟通。同时，随着我国高校在发展的过程中教学和管理体制发生着一些变化与改革，办公室的工作也不断的进行丰富，因此，高校办公室管理人员一定要适应新形势的变化，切实把握自己工作的角色变化，满足工作的性质与特点要求。

关键词：办公室；角色定位；职能

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1006-3315（2015）08-137-001

高校办公室秘书作为一个集多种角色于一体的职位，它主要是以领导工作的方式对高校的政务工作进行管理的，那么，高校办公室秘书如何将角色理论正确地运用到日常工作中，让各个角色得以协调发展，如何促进高校办公室秘书工作能力的稳步提升，成为了当前工作的难题。

一、高校办公室人员的工作职能定位

（一）行政管理职能

民办高校院系办公室是院系党政管理的重要职能部门，在整个学院运作中处于举足轻重的位置，肩负着承上启下、协调左右、联系内外的职能，同时又起着传递信息、辅助决策的重要作用，是民办高校院系改革和发展中的重要环节。具体的工作包括辅助院系领导编制和落实学年工作计划、院系教师的档案和科研学术等资料的收集管理、人事考勤的管理、文件的收发、材料和档案的管理、部门日常办公室工作、上级各个行政管理部门和院系领导布置的其他工作。

（二）教务管理职能

教学工作是学校的中心工作，一切的其他工作都是围绕教学工作展开的，因此，院系的教务管理工作是举足轻重的。具体的工作包括教学任务的安排、课表的编排与调停课、教科研工作量核算、考务管理、学生学籍与学籍异动管理、学生评教与教师评学、教材管理与教学资料的发放、上级教务部门和院系领导布置的其他工作。

（三）资产与安全管理职能

院系办公室负责院系的资产管理和后勤保障，是院系的“管家”。具体工作包括院系资产、办公和教学设备的管理与维护、办公用品的发放和防火防盗设施的检查维护等。

（四）学生管理与思想教育职能

院系的辅导员队伍是学生管理工作和思想教育工作的主力军。一个政治思想坚定、工作能力强、作风正派、多才多艺的辅导员，能成为学生的榜样和楷模，带领班级争优创优。具体的工作包括学生思想与安全的教育、心理辅导、日常管理、就业跟踪等。

二、创新服务方法。提升服务质量

（一）提升业务素质，优化队伍结构

管理者自身的业务能力直接影响管理的效率和服务的质量，管理者除了服务态度好、服务意识强以外，还必须拥有丰富的管理理论知识，掌握现代化管理技术，运用先进的管理手段，才能提供优质而高效的服务。然而，高校二级学院办公室人员基本上是以年轻人为主，因此，在自身努力积累工作经验的基础上，高校应该重视现有办公室工作人员的专业化培训，打好“走出去”“请进来”两张牌，多方面学习交流，提升业务素质，提高服务效能。

（二）科学制订计划，统筹安排时间

办公室工作千头万绪，必须有科学的计划性，把握各项工作的时间节点，做到忙而不乱。年初根据学校和部门确定的年度工作计划，建立详细的工作行事历，做到每月工作有重点，每项工作有专人负责。针对实际情况，月初应对工作计划进行适当调整，统筹安排好工作时间，提高工作效率。

（三）完善管理制度，加强宣传力度

科学化、制度化管理是构建“服务型”高校二级学院办公室工作的有力保障。首先，加强制度建设，积极推进规范化管理，完善绩效考核、财务报销、教学规范、接待、考勤、公文处理、档案管理等一系列制度的修订，加强宣传力度，组织教职工深入解读相关制度，提高制度的执行力。其次，规范岗位责任制，将部门工作任务细化到人头，做到事事有人干、事事有人管，有效避免因职责不清出现相互推诿扯皮现象。最后，加大制度执行力，增强每个人员按规章制度办事的自觉性，强化制度的约束力和透明度，避免办公室工作人员反复催促、重复劳动，工作人员只需按制度化程序为师生提供好服务，诚恳接受广大师生的监督。

（四）加强信息化平台建设，提升服务效能

随着信息技术的快速发展，数字化校园正悄然走进我们的身边，各高校已经着手全面推进数字化校园建设，学院与学校各职能部门基本实现了快捷的网上办公模式。但由于软硬件设备、人力资源等因素，各二级学院内部信息化办公水平并不高。那么，在现有条件下如何搭建二级学院信息化平台，提升服务效能呢？首先，办公室工作人员要加强自身学习，提升现代信息技术和计算机应用技术能力，熟练掌握学校数字化平台的使用，加强与学校各职能部门和其他二级学院的信息沟通。其次，加强学院网页信息发布，建立学院工作QQ群、微信号、短信群发等交流平台，形成立体式的信息传播渠道，实现快捷的信息传达与信息汇总。最后，建立数字化档案材料，对使用频率较高的档案材料，实施电脑扫描保存，建立数字化档案目录，便于查询，减少师生反复提供材料复印件的烦恼，提高服务效能，增强广大师生的认同感。

（五）营造良好工作环境，搭建开放性、协调性服务平台

办公室是学院工作的枢纽，起着承上启下、协调左右、联络内外的作用，其工作方式是多层面、全方位、综合性的。因此，办公室工作不能闭门造车，对内对外都应体现出其开放性、协调性的特点，努力营造和谐、有序的工作环境。办公室工作人员一方面要注意收集和上报学院师生各方面的意见和建议，及时反馈领导的处理意见，增加工作的透明度；另一方面要加强与其他部门的沟通与联系，开阔视野，协调好学院与学校其他各部门之间的关系，建立联动机制。

高校办公室人员在进行工作时，专业能力的提升是一个日积月累的过程，仅仅靠一朝一夕的努力是无法实现的，所以高校办公室工作人员在自己日常的工作和生活中，要不断地通过学习扩充自己，让自身的素质稳步提升，更好地服务于学校工作。