浅论独立学院办公室管理现状与提升方法

摘 要：独立学院在高等教育事业快速发展的背景之下孕育而生，承担着重要的社会教育责任。本文首先阐述了独立学院办公室管理的现状，并在此基础之上，论述了新时期下提升独立学院办公室管理的若干措施。

关键词：独立学院； 办公室管理； 问题； 应对措施

中图分类号：G717 文献标识码：A 文章编号：1006-3315（2015）03-141-001

高等教育事业的快速发展，是我国深化改革开放的必然需求，也是繁荣教育事业的内在表现。独立学院是我国高等教育的重要组成部分，在高等教育大发展的背景之下，独立学院的如何抓住发展的机遇、如何夯实发展的基础，都是关系到独立学院的可持续发展。办公室作为服务学院发展的重要抓手，办公室管理仍存在诸多的不足与问题，制约了独立学院的战略发展。因此，在新的历史时期，独立学院提升办公室管理，是基于自身内部发展需求的考虑，也是提高办公室管理效率，推进学院可持续发展的重要支撑。

一、独立学院办公室管理现状

1.办公室职能不明确，缺乏目标的导向作用

创建良好的服务形态，是办公室发挥其重要作用的基础。无论是对于学院领导，还是学院的师生员工，一流的服务都是学院发展的基础。一方面，我国独立学院发展尚未成熟，在办公室的职能规定、目标制定等方面，缺乏创新性与有效性；另一方面，办公室的定义过于狭隘，在独立学院不断发展的情况之下，一些新业务的涌现，强调办公室工作职能的优化，以契合学院发展的需求。

2.办公室管理队伍建设不到位，滞后于管理工作的发展

办公室管理队伍建设是夯实管理工作，提升管理效率的重要保障。但从实际情况来看，独立学院管理队伍问题突出，其中体现在这么几个方面：（1）队伍结构不合理。管理人员的职称、学历普遍偏低，在工作创新、思想转变等方面，明显滞后于管理工作的发展需求；（2）队伍思想问题严重。以服务为导向下的办公室工作，缺乏工作的服务性，全心全意为师生服务的精神逐渐弱化，管理工作的主观能动性欠缺；（3）人才培养与引进工作不到位，缺乏人才培养机制的建立，工作队伍年轻化、专业化的进程相对比较缓慢。

3.办公室管理缺乏运行机制，管理落实不到位

基于主动形态下的管理机制，是提高服务管理质量的重要基础。但办公室管理缺乏运行机制，导致工作处于被动形态，弱化了工作的服务性与有效性。办公室工作禁锢于文件的收发、任务的下达，工作的针对性与计划性欠缺。首先，管理制度不完善，难以形成规范的行为标准，导致办公室人员办事流程、工作行为存在一定的随意性；其次，缺乏激励机制和评估制度的建立健全，导致工作缺乏良好激励下的工作动力；再次，自我评价标准与方法流于形式，缺乏实质性的导向作用，以至于工作处于无序状态，弱化了工作的有效性。

二、提升独立学院办公室管理的应对措施

在独立学院快速发展的大背景之下，办公室管理的优化与调整，是深化办公室管理改革的内部需求，也是推进办公室服务管理的重要保障。在笔者看来，提升独立学院办公室管理的关键，在于实现办公室职能的转变，在明确的目标导向下，逐步强化队伍建设、强化制度的建立健全，从而提升办公室管理。

1.转变管理职能，明确管理目标

办公室管理是一项复杂而细致的工作，强调管理职能的不断转变，以适应学院发展的需求。首先，办公室要明确业务内容与业务范围，进而有针对性的制定工作计划，并逐渐形成完善的管理体系；其次，在多元化的社会环境下，办公室人员要适应时代发展的需求，转变传统的思想观念，逐步建立起与时俱进的管理理念；再次，践行“以人为本”的管理理念，始终坚持创新为主导、服务鲜明为基础的管理目标，切实做到全心全意为师生服务，为推进学院发展而贡献力量。

2.推进队伍建设，提高服务质量

办公室管理的提升，很大程度上在于管理队伍的建设，夯实工作全面开展的基础。首先，强化办公室人员的教育培训工作，并建立健全培养机制，落实办公室人员的理论学习、实践能力等的培养；其次，提高队伍的职业素养，尤其是提高其思想认识水平，切实做到全心全意为学院发展而服务，规范并引导行为的开展；再次，建立人才引进与激励机制，优化当前的管理队伍结构，实现管理队伍专业化、高素质化，都是新时期独立学院办公室管理建设的内在需求。

3.建立健全工作制度，提高工作效率

良好的制度保障，是全面开展工作、规范管理的前提。独立学院的快速发展的现实情形，需要办公室管理制度的建立与完善。首先，建立健全工作制度，始终坚持“从严、从实”的工作原则，规范并引导各方行为的组织开展；其次，建立健全规章制度，规范办事、办文等工作程序，提高实际工作的效率；再次，推进办公室办公的信息化与自动化水平，实现无纸化办公的转变，是新时期下办公室管理优化与调整的重要内容。工作人员需要熟练的掌握各种办公软件，对各类信息数据进行分析统计、处理；利用校园网络，强化信息互通互相管理，减少日常事务的工作环节，提高服务水平和效率。

综上所述，在新的历史时期，独立学院迎来了发展的新机遇，但同时也遭遇了发展的新挑战，面对挑战与机遇并存的现实情形，强调独立学院优化办公室管理的重要性与紧迫性。一方面，独立学院办公室管理仍存在诸多的不足与问题，强调管理优化与调整应针对问题根源，提高问题解决的有效性；另一方面，要逐步推进管理制度的建立工作，并在工作中不断地完善，提高制度的实用性和可操作性。

参考文献：

[1]兰仙平.新形势下独立学院办公室工作的挑战与对策[J]佳木斯教育学院学报，2013（09）

[2]邵连.如何提升高校二级学院办公室成效[J]考试周刊，2011（08）

[3]王慧珍.浅谈如何提高独立学院办公室工作的质量与效率[J]当代教育论坛，2011（05）